RECONOCIMIENTO Y REGULARIZACIÓN DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS EN PERSONAS JURIDICAS NO SOCIETARIAS

Las Personas Jurídicas No Societarias (asociaciones, comités, fundaciones, cooperativas, comunidades campesinas, las OSB, las AMAPAFAS, etc); están reguladas por el Código Civil y por normas especiales (Ley General de Cooperativas, Ley General de Comunidades Campesinas, etc.).
El Art. 77 del Código Civil señala: "la existencia de la persona jurídica de derecho privado comienza el día de su inscripción en el registro respectivo, salvo disposición distinta de la ley"; es decir; a partir de su inscripción en SUNARP adquieren "personalidad jurídica", que es la capacidad para ser sujeto de derechos y obligaciones.
Los órganos de gobierno mínimos que se establece para estas organizaciones son la Asamblea General y el Consejo Directivo, la existencia de un Comité Electoral es opcional. La Asamblea General es el órgano máximo y supremo, constituido por todas las personas naturales o jurídicas que conforman dicha Persona Jurídica No Societaria y funciona como órgano legislativo, de duración indefinida pero no permanente. El Consejo Directivo es el órgano ejecutivo del ente no societario, elegido por la Asamblea General, el cual sí tiene una duración determinada y debe renovarse periódicamente conforme a las normas establecidas en el estatuto.

I. Elección de Comité Electoral
Ya sea porque la ley o el estatuto lo establecen, en algunas de estas organizaciones es necesaria la previa elección de un Comité Electoral. Cabe destacar que la elección del comité electoral no constituye un acto inscribible (salvo algunas excepciones, caso de las cooperativas); sin embargo, debe presentarse al registro copia certificada del acta de la asamblea en la cual fue elegido por ser necesaria para la calificación del acto eleccionario del órgano que se requiere inscribir.

II. Renovación de Consejos Directivos
El Consejo Directivo es el órgano ejecutivo de la persona jurídica no societaria, elegido por la Asamblea General, el cual tiene una duración determinada y debe renovarse periódicamente conforme a las normas establecidas en el estatuto. Uno de los problemas del cual adolecen este tipo de organizaciones está relacionado con la renovación de sus órganos de gobierno "ejecutivos". Ocurre que: o sólo eligen el primer consejo directivo y nunca a otro más; o los renuevan y no los registran o solo registran unos cuantos.
Hasta hace unos años, respecto de dicho tema existían opiniones diversas. Para algunos Registradores Públicos, vencido el plazo del consejo directivo sin haberse realizado la renovación correspondiente, tales organizaciones se convertían en "irregulares" y la única forma de "regularizarse" era a través de una asamblea convocada judicialmente. Para otros, resultaba suficiente la celebración de una asamblea general eleccionaria convocada por el último presidente del consejo directivo u órgano competente señalado en el estatuto.
Con estas tendencias y criterios aparecía la controversia, entre la primacía de la Tesis del Órgano sobre la Tesis de la Representación y viceversa. Todo ello quedó aclarado con la Resolución N° 202-2001-SUNARP/SN, y totalmente sentado al expedirse el Reglamento de Personas Jurídicas No Societarias.

III. Requisitos para la Inscripción de la Elección del Nuevo Consejo Directivo:
1. Copia Simple de DNI vigente del presentante.
2. Copia Certifica Notarial del Acta de Asamblea General donde conste la elección del Consejo Directivo. Si hubiera Acta de Elección de Comité Electoral también se adjuntará en Copia Certificada.
- En la Copia Certificada debe indicarse el número de folio y libro, del cual se extrae el acta de la asamblea y el funcionario que procedió a aperturar dicho libro de actas.
- Las Actas deberán consignar: lugar y fecha de celebración, si es en primera o segunda convocatoria, el órgano que sesiona, apellidos, nombres y DNI de quien dirige la Asamblea, así como del secretario de la misma.
- Se indicarán los acuerdos y el número de votos con que fueron aprobados, para esto deberán haberse señalado los puntos de agenda a tratar. Salvo que se hayan aprobado por unanimidad en cuyo caso bastará consignar dicha circunstancia.
- Así mismo deberán indicar el Órgano elegido, el periodo para el que es nombrado (dd/mm/aa del inicio, así como dd/mm/aa en que terminarán sus funciones), igualmente se consignará los cargos de los elegidos, seguido de sus nombres, apellidos y DNI.
3. Una Constancia de Convocatoria y otra de Quórum por cada acta de asamblea presentada, la misma que se presentará con firma legalizada ante Notario o Juez de Paz.

IV. Como inscribir el reconocimiento y la regularización de los Consejos Directivos:
El nuevo Reglamento de Inscripciones del Registro de Personas Jurídicas no Societarias establece dos supuestos a regularizar:

A. Primer Supuesto: Solo procede para reconocer dos o más periodos eleccionarios:
La inscripción de la Asamblea General de reconocimiento solo procede para regularizar dos o más periodos eleccionarios. La convocatoria será efectuada por el último presidente o integrante elegido no inscrito, aunque hubiere vencido el periodo para el que fueron elegidos.
Para el caso de las cooperativas, la convocatoria la realiza el consejo de administración como órgano colegiado, según el art. 30 numeral 16 de la ley de cooperativas.
Tratándose de personas jurídicas en cuya partida registral conste que el órgano directivo no continúa en funciones luego de vencido su periodo de ejercicio, éste sólo podrá convocar a asamblea general de reconocimiento durante la vigencia de dicho periodo. La misma regla se aplica para las asociaciones pro vivienda u otras en las que legalmente se prohíba la continuidad de funciones. Ejm. Las cooperativas.
Las restructuraciones y demás actos vinculados no registrados podrán ser objeto de reconocimiento conjuntamente con los respectivos periodos eleccionarios.

En el acta de la asamblea deberá constar:
a) El reconocimiento de las elecciones, de las restructuraciones y demás actos relativos a los órganos anteriores no inscritos, inclusive respecto al órgano o integrante que convoca a la asamblea general de reconocimiento;
b) La indicación del nombre completo y el documento de identidad de las personas naturales integrantes de los órganos objeto de reconocimiento. De tratarse de personas jurídicas, debe además indicarse la partida registral en la que corren inscritas, de ser el caso, y quien o quienes actúan en su representación.
c) La conformación del órgano, bastando que hayan sido elegidos en número suficiente de miembros para que el órgano pueda sesionar válidamente.
d) Los periodos de funciones que realmente hayan sido ejercidos aún cuando no concuerden con los establecidos en el estatuto o la ley, con precisión de las respectivas fechas de inicio y fin, así como de las fechas en que se realizaron las correspondientes elecciones. En el caso de las cooperativas, los órganos directivos ejercen sus funciones por el periodo que fueron elegidos. El ejercicio en exceso es ilegal, pues de acuerdo con lo señalado en el Art. 33, numeral 4, de la Ley de cooperativas, sus directivos se renuevan de manera anual en no menos del tercio de su respectivo total; por lo tanto, en este extremo, se aplica la ley respectiva, en virtud de lo dispuesto en el último párrafo del Art. I del Título Preliminar del reglamento de Inscripciones de Personas Jurídicas No Societarias.

B. Segundo Supuesto: Para la asamblea General de reconocimiento de otros actos diferentes al anterior:
Regulado por el art. 64 del citado reglamento, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
a) La convocatoria será efectuada por el último órgano, por su presidente o integrante inscritos. Tratándose de personas jurídicas en cuya partida registral conste que el órgano directivo no continúa en funciones luego de vencido su periodo de ejercicio, éste sólo podrá convocar a asamblea general de reconocimiento durante la vigencia de dicho periodo. La misma regla se aplica para las asociaciones pro viviendas u otras en las que legalmente se prohíba la continuidad de funciones.
b) En el acta deberá constar el acuerdo de reconocer los actos no inscritos y las fechas en que éstos se realizaron.
c) En una misma asamblea se podrá acordar el reconocimiento de más de un acto inscribible.
- En ambos casos, se debe presentar al registro la copia certificada de la asamblea general respectiva, no siendo necesario, para el caso de la asamblea de regularización presentar copias de las actas eleccionarias de cada consejo que se regulariza.
- Si la ley o el estatuto establecen la previa elección de un comité electoral, se debe presentar además copia certificada de la asamblea general en la cual fue elegido dicho comité.
En una asamblea general de reconocimiento, no se acredita la elección del comité electoral que llevó a cabo las elecciones no inscritas. Sólo se acredita la elección del comité electoral, cuando las personas jurídicas, no eligió a los integrantes de sus órganos directivos dentro del plazo que señala sus estatutos; por lo tanto, el consejo directivo con mandato vencido, está legitimado únicamente a convocar a asamblea general eleccionaria. Si fuera el supuesto descrito en el primer párrafo, el consejo directivo está facultado para convocar primero a una asamblea general en la cual se elegirá al comité electoral y, posteriormente,, convocará a elecciones; salvo que la ley o el estatuto establezcan que quien se encuentra facultado a convocar a asamblea eleccionaria es el comité electoral.
- Los procedimientos establecidos en este nuevo reglamento también son aplicables, con algunos matices, a otras personas jurídicas no societarias como las comunidades campesinas, las cooperativas, asociaciones de vivienda, entre otros, en virtud de ser reglamento regulatorio de todo tipo de persona jurídica no societaria. En el caso de las cooperativas, en la asamblea general de reconocimiento, deben indicar quienes fueron elegidos como titulares y quienes como suplentes, así como también el periodo de duración de cada uno electos y no inscritos, para efectos de verificar su renovación anual por tercios, así como la instalación y designación de cargos al interior de cada consejo.
- En todos los casos, debe además acreditarse al Registro, la convocatoria y quorum de cada una de las asambleas generales, a efecto de verificar la validez de los acuerdos tomados en éstas. Para tal fin, el usuario puede hacer uso de las constancias a que se refiere el reglamento del registro de personas jurídicas no societarias, salvo que la convocatoria se haya realizado mediante publicaciones periodísticas, en cuyo caso corresponde adjuntar la hoja original de dicha publicación. Las convocatorias se acreditan únicamente a través de las constancias. Art. 17 y 51 del reglamento de Inscripciones de Personas Jurídicas No Societarias.

V. Base Legal:
Art. 86 y 87 del Código Civil; Art. 62, 63 y 64 del Reglamento de Inscripciones del Registro de Personas Jurídicas No Societarias.

VI. Costos:
Por cada Consejo directivo a regularizar se ha de pagar 22.00 S/.

Willy Herberth Neciosup Reque.

LEGALIZACION UNICA O APOSTILLA DE LA HAYA

Qué es la Apostilla de la Haya y para qué sirve:
- A través de la denominada Apostilla de la Haya un país firmante del Convenio de la Haya reconoce la eficacia jurídica de un documento público emitido en otro país firmante de dicho Convenio. Para ello se ha de colocar sobre el propio documento público una apostilla o anotación que certificará la autenticidad del documento público expedido en otro país. La Apostilla de la Haya suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un país del Convenio y que se pretendan utilizar en otro. Los documentos emitidos en un país del Convenio que hayan sido certificados por una apostilla deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.

Que países integran actualmente el Convenio:
- Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Antillas Holandesas, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Barbados, Bielorrusia, Bélgica, Belice, Bermuda, Bosnia-Herzegovina, Botsuana, Brunei, Bulgaria, Cabo Verde, Colombia, Islas Cook, Corea del Sur, Croacia, Chipre, República Checa, Dinamarca, Dominica, República Dominicana, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Granada, Honduras, Hong Kong, Hungría, India, Islandia, Irlanda, Israel, Italia, Japón, Kazajstán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malawi, Malta, Islas Marshall, Macao, Mauricio, México, Moldova, Mónaco, Montenegro, Namibia, Nueva Zelanda, Niue, Noruega, Países Bajos, Panamá, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido (UK) e Irlanda del Norte, Rumanía, Federación Rusa, Saint Kitts y Nevis, Santa Lucía, San Marteen, San Vicente y las Granadinas, Samoa, San Marino, Serbia, Sudáfrica, Suriname, Swazilandia, Suecia, Suiza, Antigua República Yugoslava de Macedonia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania, Vaticano y Venezuela.

El Convenio en el Perú:
- El "Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalizaciones de los Documentos Públicos Extranjeros" adoptado el 5 de octubre de 1961 en la ciudad de La Haya, Reino de los Países Bajos, fue aprobado mediante Resolución Legislativa Nº 29445 de 17 de noviembre de 2009, publicada el 20 de noviembre de 2009 y ratificado por Decreto Supremo Nº 086-2009-RE de fecha 23 de noviembre de 2009, publicado el 24 de noviembre de 2009. Entró en vigencia el 30 de setiembre de 2010.

Quien Solicita la Apostilla de la Haya:
- La Apostilla de la Haya la puede solicitar cualquier persona portadora de un documento publico cuya autenticidad desee certificar.

Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (hecho el 5 de octubre de 1961)

Los Estados signatarios del presente Convenio, deseando suprimir la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros, han resuelto concluir un Convenio a tal efecto y han acordado las disposiciones siguientes:

Art. 1: El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante. Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio: a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; b) los documentos administrativos; c) los documentos notariales; d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas. Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará: a) a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares; b) a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.

Art. 2: Cada Estado contratante eximirá de legalización a los documentos a los que se aplique el presente Convenio y que deban ser presentados en su territorio. La legalización, en el sentido del presente Convenio, sólo cubrirá la formalidad por la que los agentes diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio el documento deba surtir efecto certifiquen la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente.

Art. 3: La única formalidad que pueda exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido, será la fijación de la Apostilla descrita en el artículo, expedida por la autoridad competente del Estado del que dimane el documento. Sin embargo, la formalidad mencionada en el párrafo precedente no podrá exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado en que el documento deba surtir efecto, o bien un acuerdo entre dos o más Estados contratantes, la rechacen, la simplifiquen o dispensen de legalización al propio documento.

Art. 4: La Apostilla prevista en el artículo 3, párrafo primero, se colocará sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo y deberá acomodarse al modelo anejo al presente Convenio. Sin embargo, la Apostilla podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Las menciones que figuren en ella podrán también ser escritas en una segunda lengua. El título "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" deberá mencionarse en lengua francesa.

Art. 5: La Apostilla se expedirá a petición del signatario o de cualquier portador del documento. Debidamente cumplimentada, certificará la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documente lleve. La firma, sello o timbre que figuren sobre la Apostilla quedarán exentos de toda certificación.

Art. 6: Cada Estado contratante designará las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales, a las que dicho Estado atribuye competencia para expedir la Apostilla prevista en el párrafo primero del artículo 3. Cada Estado contratante notificará esta designación al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión o de su declaración de extensión. Le notificará también a dicho Ministerio cualquier modificación en la designación de estas autoridades.

Art. 7: Cada una de las autoridades designadas conforme al artículo 6 deberá llevar un registro o fichero en el que queden anotadas las Apostillas expedidas, indicando: a) el número de orden y la fecha de la Apostilla, b) el nombre del signatario del documento público y la calidad en que haya actuado o, para los documentos no firmados, la indicación de la autoridad que haya puesto el sello o timbre. A instancia de cualquier interesado, la autoridad que haya expedido la Apostilla deberá comprobar si las anotaciones incluidas en la Apostilla se ajustan a las del registro o fichero.

Art. 8: Cuando entre dos o más Estados contratantes exista un tratado, convenio o acuerdo que contenga disposiciones que sometan la certificación de una firma, sello o timbre a ciertas formalidades, el presente Convenio sólo anulará dichas disposiciones si tales formalidades son más rigurosas que las previstas en los artículos 3 y 4.

Art. 9: Cada Estado contratante adoptará las medidas necesarias para evitar que sus agentes diplomáticos o consulares procedan a legalizaciones, en los casos en que el presente Convenio prevea la exención de las mismas.

Art. 10: El presente Convenio estará abierto a la firma de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, así como de Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía. Será ratificado, y los instrumentos de ratificación se depositarán en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.

Art. 11: El presente Convenio entrará en vigor a los sesenta días del depósito del tercer instrumento de ratificación previsto en el párrafo segundo del artículo 10. El Convenio entrará en vigor, para cada Estado signatario que lo ratifique posteriormente, a los sesenta días del depósito de su instrumento de ratificación.

Art. 12: Cualquier Estado al que no se refiera el artículo 10, podrá adherirse al presente Convenio, una vez entrado éste en vigor en virtud del artículo 11, párrafo primero. El instrumento de adhesión se depositará en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos. La adhesión sólo surtirá efecto en las relaciones entre el Estado adherente y los Estados contratantes que no hayan formulado objeción en los seis meses siguientes a la recepción de la notificación a que se refiere el artículo 15, letra d). Tal objeción será notificada al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos. El Convenio entrará en vigor entre el Estado adherente y los Estados que no hayan formulado objeción a la adhesión a los sesenta días del vencimiento del plazo de seis meses mencionado en el párrafo precedente.

Art. 13: Todo Estado podrá declarar, en el momento de la firma, ratificación o adhesión, que el presente Convenio se extenderá a todos los territorios de cuyas relaciones internacionales esté encargado, o a uno o más de ellos. Esta declaración surtirá efecto en el momento de la entrada en vigor del Convenio para dicho Estado. Posteriormente, cualquier extensión de esta naturaleza se notificará al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos. Cuando la declaración de extensión se haga por un Estado que haya firmado y ratificado el Convenio, éste entrará en vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el artículo 11. Cuando la declaración de extensión se haga por un Estado que se haya adherido al Convenio, éste entrará en vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el artículo 12.

Art. 14: El presente Convenio tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigor conforme al párrafo primero del artículo 11, incluso para los Estados que lo hayan ratificado o se hayan adherido posteriormente al mismo. Salvo denuncia, el Convenio se renovará tácitamente cada cinco años. La denuncia deberá notificarse al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos al menos seis meses antes del vencimiento del plazo de cinco años. Podrá limitarse a ciertos territorios a los que se aplique el Convenio. La denuncia sólo tendrá efecto con respecto al Estado que la haya notificado. El Convenio permanecerá en vigor para los demás Estados contratantes.

Art. 15: El Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos notificará a los Estados a que se hace referencia en el artículo 10, así como a los Estados que se hayan adherido conforme al artículo 12: a) las notificaciones a las que se refiere el artículo 6, párrafo segundo; b) las firmas y ratificaciones previstas en el artículo 10; c) la fecha en la que el presente Convenio entrará en vigor conforme a lo previsto en el artículo 11, párrafo primero; d) las adhesiones y objeciones mencionadas en el artículo 12 y la fecha en la que las adhesiones hayan de tener efecto; e) las extensiones previstas en el artículo 13 y la fecha en la que tendrán efecto; f) las denuncias reguladas en el párrafo tercero del artículo 14.

En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados, firman el presente Convenio. Hecho en La Haya, el 5 de octubre de 1961, en francés e inglés, haciendo fe el texto francés en caso de divergencia entre ambos textos, en un solo ejemplar, que deberá depositarse en los archivos del Gobierno de los Países Bajos y del que se remitirá por vía diplomática una copia auténtica, a cada uno de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, y también a Islandia, Irlanda, Liechtenstein y Turquía.

Bibliografía:
-http://www.rree.gob.pe/portal/enlaces.nsf/0/50088D8B8A4BD636052577C1006E9002?OpenDocument

Willy Herberth Neciosup Reque.