El Art. 77 del Código Civil señala: "la existencia de la persona jurídica de derecho privado comienza el día de su inscripción en el registro respectivo, salvo disposición distinta de la ley"; es decir; a partir de su inscripción en SUNARP adquieren "personalidad jurídica", que es la capacidad para ser sujeto de derechos y obligaciones.
Los órganos de gobierno mínimos que se establece para estas organizaciones son la Asamblea General y el Consejo Directivo, la existencia de un Comité Electoral es opcional. La Asamblea General es el órgano máximo y supremo, constituido por todas las personas naturales o jurídicas que conforman dicha Persona Jurídica No Societaria y funciona como órgano legislativo, de duración indefinida pero no permanente. El Consejo Directivo es el órgano ejecutivo del ente no societario, elegido por la Asamblea General, el cual sí tiene una duración determinada y debe renovarse periódicamente conforme a las normas establecidas en el estatuto.
I. Elección de Comité Electoral
Ya sea porque la ley o el estatuto lo establecen, en algunas de estas organizaciones es necesaria la previa elección de un Comité Electoral. Cabe destacar que la elección del comité electoral no constituye un acto inscribible (salvo algunas excepciones, caso de las cooperativas); sin embargo, debe presentarse al registro copia certificada del acta de la asamblea en la cual fue elegido por ser necesaria para la calificación del acto eleccionario del órgano que se requiere inscribir.
II. Renovación de Consejos Directivos
El Consejo Directivo es el órgano ejecutivo de la persona jurídica no societaria, elegido por la Asamblea General, el cual tiene una duración determinada y debe renovarse periódicamente conforme a las normas establecidas en el estatuto. Uno de los problemas del cual adolecen este tipo de organizaciones está relacionado con la renovación de sus órganos de gobierno "ejecutivos". Ocurre que: o sólo eligen el primer consejo directivo y nunca a otro más; o los renuevan y no los registran o solo registran unos cuantos.
Hasta hace unos años, respecto de dicho tema existían opiniones diversas. Para algunos Registradores Públicos, vencido el plazo del consejo directivo sin haberse realizado la renovación correspondiente, tales organizaciones se convertían en "irregulares" y la única forma de "regularizarse" era a través de una asamblea convocada judicialmente. Para otros, resultaba suficiente la celebración de una asamblea general eleccionaria convocada por el último presidente del consejo directivo u órgano competente señalado en el estatuto.
Con estas tendencias y criterios aparecía la controversia, entre la primacía de la Tesis del Órgano sobre la Tesis de la Representación y viceversa. Todo ello quedó aclarado con la Resolución N° 202-2001-SUNARP/SN, y totalmente sentado al expedirse el Reglamento de Personas Jurídicas No Societarias.
III. Requisitos para la Inscripción de la Elección del Nuevo Consejo Directivo:
1. Copia Simple de DNI vigente del presentante.
2. Copia Certifica Notarial del Acta de Asamblea General donde conste la elección del Consejo Directivo. Si hubiera Acta de Elección de Comité Electoral también se adjuntará en Copia Certificada.
- En la Copia Certificada debe indicarse el número de folio y libro, del cual se extrae el acta de la asamblea y el funcionario que procedió a aperturar dicho libro de actas.
- Las Actas deberán consignar: lugar y fecha de celebración, si es en primera o segunda convocatoria, el órgano que sesiona, apellidos, nombres y DNI de quien dirige la Asamblea, así como del secretario de la misma.
- Se indicarán los acuerdos y el número de votos con que fueron aprobados, para esto deberán haberse señalado los puntos de agenda a tratar. Salvo que se hayan aprobado por unanimidad en cuyo caso bastará consignar dicha circunstancia.
- Así mismo deberán indicar el Órgano elegido, el periodo para el que es nombrado (dd/mm/aa del inicio, así como dd/mm/aa en que terminarán sus funciones), igualmente se consignará los cargos de los elegidos, seguido de sus nombres, apellidos y DNI.
3. Una Constancia de Convocatoria y otra de Quórum por cada acta de asamblea presentada, la misma que se presentará con firma legalizada ante Notario o Juez de Paz.
IV. Como inscribir el reconocimiento y la regularización de los Consejos Directivos:
El nuevo Reglamento de Inscripciones del Registro de Personas Jurídicas no Societarias establece dos supuestos a regularizar:
A. Primer Supuesto: Solo procede para reconocer dos o más periodos eleccionarios:
La inscripción de la Asamblea General de reconocimiento solo procede para regularizar dos o más periodos eleccionarios. La convocatoria será efectuada por el último presidente o integrante elegido no inscrito, aunque hubiere vencido el periodo para el que fueron elegidos.
Para el caso de las cooperativas, la convocatoria la realiza el consejo de administración como órgano colegiado, según el art. 30 numeral 16 de la ley de cooperativas.
Tratándose de personas jurídicas en cuya partida registral conste que el órgano directivo no continúa en funciones luego de vencido su periodo de ejercicio, éste sólo podrá convocar a asamblea general de reconocimiento durante la vigencia de dicho periodo. La misma regla se aplica para las asociaciones pro vivienda u otras en las que legalmente se prohíba la continuidad de funciones. Ejm. Las cooperativas.
Las restructuraciones y demás actos vinculados no registrados podrán ser objeto de reconocimiento conjuntamente con los respectivos periodos eleccionarios.
En el acta de la asamblea deberá constar:
a) El reconocimiento de las elecciones, de las restructuraciones y demás actos relativos a los órganos anteriores no inscritos, inclusive respecto al órgano o integrante que convoca a la asamblea general de reconocimiento;
b) La indicación del nombre completo y el documento de identidad de las personas naturales integrantes de los órganos objeto de reconocimiento. De tratarse de personas jurídicas, debe además indicarse la partida registral en la que corren inscritas, de ser el caso, y quien o quienes actúan en su representación.
c) La conformación del órgano, bastando que hayan sido elegidos en número suficiente de miembros para que el órgano pueda sesionar válidamente.
d) Los periodos de funciones que realmente hayan sido ejercidos aún cuando no concuerden con los establecidos en el estatuto o la ley, con precisión de las respectivas fechas de inicio y fin, así como de las fechas en que se realizaron las correspondientes elecciones. En el caso de las cooperativas, los órganos directivos ejercen sus funciones por el periodo que fueron elegidos. El ejercicio en exceso es ilegal, pues de acuerdo con lo señalado en el Art. 33, numeral 4, de la Ley de cooperativas, sus directivos se renuevan de manera anual en no menos del tercio de su respectivo total; por lo tanto, en este extremo, se aplica la ley respectiva, en virtud de lo dispuesto en el último párrafo del Art. I del Título Preliminar del reglamento de Inscripciones de Personas Jurídicas No Societarias.
B. Segundo Supuesto: Para la asamblea General de reconocimiento de otros actos diferentes al anterior:
Regulado por el art. 64 del citado reglamento, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
a) La convocatoria será efectuada por el último órgano, por su presidente o integrante inscritos. Tratándose de personas jurídicas en cuya partida registral conste que el órgano directivo no continúa en funciones luego de vencido su periodo de ejercicio, éste sólo podrá convocar a asamblea general de reconocimiento durante la vigencia de dicho periodo. La misma regla se aplica para las asociaciones pro viviendas u otras en las que legalmente se prohíba la continuidad de funciones.
b) En el acta deberá constar el acuerdo de reconocer los actos no inscritos y las fechas en que éstos se realizaron.
c) En una misma asamblea se podrá acordar el reconocimiento de más de un acto inscribible.
- En ambos casos, se debe presentar al registro la copia certificada de la asamblea general respectiva, no siendo necesario, para el caso de la asamblea de regularización presentar copias de las actas eleccionarias de cada consejo que se regulariza.
- Si la ley o el estatuto establecen la previa elección de un comité electoral, se debe presentar además copia certificada de la asamblea general en la cual fue elegido dicho comité.
En una asamblea general de reconocimiento, no se acredita la elección del comité electoral que llevó a cabo las elecciones no inscritas. Sólo se acredita la elección del comité electoral, cuando las personas jurídicas, no eligió a los integrantes de sus órganos directivos dentro del plazo que señala sus estatutos; por lo tanto, el consejo directivo con mandato vencido, está legitimado únicamente a convocar a asamblea general eleccionaria. Si fuera el supuesto descrito en el primer párrafo, el consejo directivo está facultado para convocar primero a una asamblea general en la cual se elegirá al comité electoral y, posteriormente,, convocará a elecciones; salvo que la ley o el estatuto establezcan que quien se encuentra facultado a convocar a asamblea eleccionaria es el comité electoral.
- Los procedimientos establecidos en este nuevo reglamento también son aplicables, con algunos matices, a otras personas jurídicas no societarias como las comunidades campesinas, las cooperativas, asociaciones de vivienda, entre otros, en virtud de ser reglamento regulatorio de todo tipo de persona jurídica no societaria. En el caso de las cooperativas, en la asamblea general de reconocimiento, deben indicar quienes fueron elegidos como titulares y quienes como suplentes, así como también el periodo de duración de cada uno electos y no inscritos, para efectos de verificar su renovación anual por tercios, así como la instalación y designación de cargos al interior de cada consejo.
- En todos los casos, debe además acreditarse al Registro, la convocatoria y quorum de cada una de las asambleas generales, a efecto de verificar la validez de los acuerdos tomados en éstas. Para tal fin, el usuario puede hacer uso de las constancias a que se refiere el reglamento del registro de personas jurídicas no societarias, salvo que la convocatoria se haya realizado mediante publicaciones periodísticas, en cuyo caso corresponde adjuntar la hoja original de dicha publicación. Las convocatorias se acreditan únicamente a través de las constancias. Art. 17 y 51 del reglamento de Inscripciones de Personas Jurídicas No Societarias.
V. Base Legal:
Art. 86 y 87 del Código Civil; Art. 62, 63 y 64 del Reglamento de Inscripciones del Registro de Personas Jurídicas No Societarias.
VI. Costos:
Por cada Consejo directivo a regularizar se ha de pagar 22.00 S/.